Objektų atidarymų organizavimas

Naujo objekto atidarymas – vienintelis renginys, kurio nepakartosi. Biuras, parduotuvė, gamybos cechas ar klinika atidaromi vieną kartą, ir būtent tą dieną susirenka svarbiausi klientai, partneriai, savivaldybės atstovai bei žiniasklaida. Objektų atidarymų organizavimas mums reiškia ne tik šventę, bet ir tikslingai suplanuotą komunikacijos įvykį: kad svečiai ateitų, kad objektas atrodytų iš geriausios pusės ir kad po renginio liktų nuotraukų, straipsnių bei pokalbių.

Chameleonas rengia objektų atidarymus ir paslaugų pristatymus visoje Lietuvoje – nuo nedidelių salono ar studijos atidarymų iki gamyklų ir logistikos centrų, kuriuose dalyvauja keli šimtai svečių.

Ką apima objektų atidarymo renginio organizavimas

Perimame visą procesą nuo pirmo pokalbio iki paskutinio svečio išlydėjimo. Į paslaugą įeina koncepcijos ir scenarijaus kūrimas, svečių sąrašo bei kvietimų valdymas, erdvės objekte suplanavimas, techninis įrengimas, dekoras, maitinimas, vedėjas, pramoginė programa, fotografas ir koordinavimas renginio dieną.

Jei dalį darbų jau turite – pavyzdžiui, savo maitinimo tiekėją ar komunikacijos agentūrą – perimame tik tai, ko trūksta, ir suderiname su jūsų komanda. Dažniausiai klientai mums palieka techniką, scenarijų ir visą dienos koordinavimą, o patys dirba su turiniu ir svečiais.

Atidarymo renginio koncepcija ir scenarijus

Pradedame nuo klausimo, ko iš tikrųjų norite pasiekti: ar tai pažintis su objektu, ar klientų pritraukimas pirmąją savaitę, ar signalas rinkai, kad įmonė auga. Nuo atsakymo priklauso ir formatas, ir trukmė.

Toliau sudėliojame scenarijų: kada svečiai renkasi, kada vyksta oficialioji dalis, kiek laiko skiriama ekskursijai po objektą, kada prasideda neformali dalis. Objektų atidarymuose ypač svarbu nesutraukti visko į vieną ilgą kalbų bloką – geriausiai veikia trumpa oficialioji dalis, aiškus kulminacijos momentas ir pakankamai laiko pasivaikščioti po patalpas.

Juostos kirpimo ceremonija ir simboliniai momentai

Juostos kirpimas tebėra stipriausias atidarymo simbolis, bet jis veikia tik tada, kai paruoštas. Pasirūpiname juosta, žirklėmis, vieta, kurioje visi mato ceremoniją, apšvietimu ir fotografo pozicija – kad kadras tiktų ir spaudai, ir socialiniams tinklams.

Siūlome ir alternatyvų: kertinio akmens padėjimą, simbolinį jungiklio įjungimą, pirmąją gamybos liniją paleidžiantį mygtuką, šampano ar konfeti akimirką, bendrą nuotrauką su visa komanda. Kiekvienam objektui parenkame tą veiksmą, kuris natūraliai susijęs su veikla – gamykloje tai vienas dalykas, grožio salone – visai kitas.

Svečiai, kvietimai ir registracija

Atidarymo sėkmę dažniausiai nulemia ne dekoras, o tai, kas atėjo. Padedame sudaryti svečių sąrašą pagal tikslą: klientai, partneriai, tiekėjai, vietos valdžia, bendruomenė, žiniasklaida, darbuotojų šeimos.

Paruošiame kvietimų dizainą ir tekstus, suplanuojame siuntimo grafiką, administruojame registraciją bei priminimus, o renginio dieną pastatome registracijos zoną su vardinėmis kortelėmis. Didesniuose atidarymuose rekomenduojame kviesti bangomis – pirmiausia svarbiausius svečius, vėliau platesnį ratą – kad patalpos nebūtų perpildytos vienu metu.

Erdvė objekte: technika, scena ir dekoras

Objektų atidarymai turi vieną specifiką: renginys vyksta patalpose, kurios dar nepritaikytos renginiams. Prieš planuodami atvažiuojame į objektą ir pasitikriname realius dalykus – kiek yra elektros galios, kur galima kabinti, kokios durų ir keltuvų angos, kur statyti sceną, kaip svečiai eis nuo automobilių iki įėjimo.

Toliau parenkame garsinimo ir apšvietimo sprendimus, scenos ar pakylos konstrukciją, LED ekranus, baldus zonoms ir dekorą, derantį su jūsų prekės ženklu bei pačiomis patalpomis. Jei objektas dar nebaigtas arba vyksta statybos, suplanuojame saugų svečių maršrutą ir uždengiame tai, ko rodyti dar nereikia.

Maitinimas, vedėjas ir pramoginė programa

Atidarymuose dažniausiai veikia fourchette formatas – svečiai juda, kalbasi ir apžiūrinėja objektą, todėl maistas turi būti valgomas stovint. Parenkame maitintoją, suderiname meniu, pasirūpiname gėrimais, barmenais ir indais, atsižvelgiame į vegetarinius bei kitus mitybos poreikius.

Vedėjas atidaryme reikalingas tam, kad oficialioji dalis netįstų ir svečiai žinotų, kas vyksta toliau. Pasiūlome vedėjų pagal auditoriją ir toną, o programai – gyvos muzikos, DJ, šou elementų ar edukacinių veiklų, susijusių su pačiu objektu: degustacijų, gamybos demonstracijų, bandomųjų procedūrų.

Fotografija, video ir viešinimas

Objekto atidarymas – reta proga gauti kokybišką vizualinę medžiagą apie savo patalpas su žmonėmis jose. Pasirūpiname fotografu ir videografu, suplanuojame kadrų sąrašą iš anksto, numatome vietą interviu ir dronui, jei objektas to vertas iš viršaus.

Prireikus paruošiame pranešimą spaudai, sukviečiame regioninę ar šakinę žiniasklaidą, suplanuojame turinį socialiniams tinklams ir pasirūpiname, kad fotografijos pasiektų jus per kelias dienas, o ne po mėnesio – kol tema dar šviežia.

Paslaugų ir produktų pristatymai

Tą pačią logiką taikome ir naujų paslaugų ar produktų pristatymams. Čia renginys sukasi aplink vieną aiškų turinį: ką pristatote, kuo tai skiriasi nuo to, kas buvo, ir ką svečias turi išsinešti.

Dirbame su demonstracinėmis zonomis, bandymo stotelėmis, pristatymų technika, scenos scenarijumi ir klausimų-atsakymų dalimi. Dažnas formatas – trumpas pristatymas scenoje, po jo laisva dalis prie stendų, kurioje svečiai gali paliesti produktą ir pasikalbėti su jūsų specialistais.

Kokius objektų atidarymus organizuojame

Dažniausiai organizuojame biurų ir būstinių atidarymus, parduotuvių bei salonų atidarymus, gamyklų, cechų ir sandėlių paleidimo renginius, logistikos ir prekybos centrų atidarymus, klinikų bei grožio studijų atidarymus, viešbučių ir restoranų pristatymus, taip pat showroom’ų ir naujų paslaugų pristatymus.

Dalyvių skaičius svyruoja nuo 30 žmonių nedideliame salone iki 500 ir daugiau svečių stambaus objekto atidaryme. Vienas iš mūsų darbų – „ProDentum” klinikos atidarymo renginys, kuriame derinome oficialiąją dalį, ekskursiją po kabinetus ir neformalų bendravimą.