Kur rasti konferencijų agentūrą ir kaip ją išsirinkti

Kai įmonei reikia suorganizuoti konferenciją, pirmas klausimas dažniausiai skamba paprastai: kur rasti konferencijų agentūrą, kuri tikrai suvaldys renginį? Paieška „Google” pateikia dešimtis paslaugų puslapių, bet retas paaiškina, kaip juos palyginti.

Konferencijų agentūrą Lietuvoje greičiausiai rasite trimis būdais: per „Google” paiešką pagal frazę „konferencijų organizavimas” ir miestą, per „Go Vilnius” konferencijų paslaugų teikėjų katalogą arba per konferencijų centrų partnerių rekomendacijas. Iš rastų kandidatų verta atsirinkti 3–5 ir palyginti pagal patirtį su panašaus masto renginiais, išskaidytą sąmatą ir tai, ar agentūra perima visą procesą. Mažesnės vidinės konferencijos organizavimas kainuoja nuo 2 000–3 000 €, o didelės tarptautinės – nuo 10 000 € ir daugiau.

Toliau – kur ieškoti, pagal ką vertinti kandidatus, kiek tai kainuoja ir ko paklausti prieš pasirašant sutartį.

Kur ieškoti konferencijų agentūros?

Patikimiausi šaltiniai – paieškos sistema, sektoriaus katalogai ir žmonės, kurie jau organizavo panašų renginį. Nė vienas iš jų atskirai neduoda pilno vaizdo, todėl verta derinti bent du.

„Google” paieška

Ieškokite ne tik „konferencijų agentūra”, bet ir „konferencijų organizavimas Vilniuje” ar „verslo renginių agentūra”. Paslaugų puslapiuose atkreipkite dėmesį, ar aprašyti konkretūs įgyvendinti renginiai, ar tik bendros frazės. Agentūra, kuri savo puslapyje rodo tikrą konferencijos vaizdo įrašą ar nuotraukas su matomu klientu, jau davė pirmą įrodymą, kad tokį darbą yra dariusi.

Katalogai ir konferencijų biurai

„Go Vilnius” konferencijų paslaugų teikėjų paieška skirsto tiekėjus į kategorijas: konferencijų organizatoriai, garso ir vaizdo sprendimai, maitinimas, transportas. Tai patogu, kai reikia ne tik agentūros, bet ir atskirų partnerių. Paslaugų portalai (paslaugos.lt ir panašūs) rodo daugiau smulkių vykdytojų – jie tinka nedideliam seminarui, bet 300 dalyvių konferencijai geriau rinktis agentūrą, kuri turi savo techninę komandą ir projektų vadovą.

Rekomendacijos ir konferencijų centrai

Paklauskite kolegų iš kitų įmonių, kas organizavo jų metinį renginį. Konferencijų centrai ir viešbučiai taip pat dažnai turi organizatorių, su kuriais dirba nuolat – jų pavadinimus galima gauti tiesiog paskambinus į salių nuomos skyrių.

Show Image

Pagal ką atsirinkti kandidatus?

Vertinkite tris dalykus: patirtį su panašaus masto renginiais, ar agentūra perima visą procesą, ir kaip detaliai išskaidytas pasiūlymas. Visa kita – dizainas, prisistatymo tonas, socialinių tinklų aktyvumas – yra antraeiliai.

Kriterijus	Ko klausti	Geras ženklas	Įspėjamasis ženklas
Patirtis	Kokio dydžio konferencijas organizavote per 2 metus?	Darbų pavyzdžiai su vaizdo įrašais, įvardyti klientai	Tik „daug patirties” be pavyzdžių
Apimtis	Ką darote patys, ką perkate iš partnerių?	Aiškus sąrašas: technika, transliacija, registracija, maitinimas	Neaišku, kas atsako už techniką renginio dieną
Pasiūlymas	Ar sąmata išskaidyta pagal pozicijas?	Kiekviena paslauga su kaina ir kiekiu	Viena bendra suma
Komanda	Kas bus mano kontaktinis asmuo?	Vienas projekto vadovas nuo pradžios iki pabaigos	Kaskart kitas žmogus
Juridiniai duomenys	Ar rekvizitai viešai nurodyti?	Įmonės kodas, adresas, PVM kodas svetainėje	Tik el. paštas ir forma
Hibridinis formatas	Ar galite transliuoti ir įtraukti nuotolinius dalyvius?	Apklausos ir klausimai iš nuotolio veikia taip pat, kaip salėje	Transliacija „susitvarkysime vietoje”
Terminai	Per kiek laiko pateikiate pirminį pasiūlymą?	1–2 darbo dienos	Savaitė ir daugiau

Juridinius duomenis patikrinkite Registrų centro Juridinių asmenų registre – bazinė paieška pagal įmonės kodą ar pavadinimą nemokama. Pavyzdžiui, „Chameleonas” veikia kaip MB „Rengimanija” (įmonės kodas 303152062, Ozo g. 4, Vilnius) ir šiuos rekvizitus skelbia svetainėje.

Kiek kainuoja konferencijų agentūros paslaugos?

Mažesnė vidinė konferencija kainuoja nuo 2 000–3 000 €, didelis tarptautinis renginys – nuo 10 000 € ir daugiau; galutinę sumą lemia dalyvių skaičius, vieta, technika ir programos sudėtingumas. Šie rėžiai – iš „Chameleonas” konferencijų organizavimo paslaugos aprašymo; kitų agentūrų kainos gali skirtis, todėl lyginkite ne bendrą sumą, o pozicijas.

Kad pasiūlymus būtų galima palyginti, visiems kandidatams išsiųskite vienodą užklausą su šiais duomenimis:

• renginio tikslas ir formatas (vidinė konferencija, forumas, hibridinis renginys);
• data arba datų intervalas ir miestas;
• dalyvių skaičius (salėje ir nuotoliu);
• kas jau turima (salė, pranešėjai, maitinimo partneris);
• biudžeto rėžis, jei jį galite atskleisti.

Sprendimo taisyklė: jei du pasiūlymai skiriasi daugiau nei 30 %, dažniausiai skiriasi ne kaina, o apimtis – pigesniame trūksta techninės komandos renginio dieną, transliacijos arba registracijos sistemos. Paprašykite pigesnio pasiūlymo autoriaus įvardyti, kas neįskaičiuota.

Kada pradėti ieškoti agentūros?

Didesnei konferencijai su 200 ir daugiau dalyvių ar užsienio pranešėjais agentūros ieškokite likus 3–6 mėnesiams; vidinį seminarą ar konferenciją iki 100 žmonių patyrusi agentūra suorganizuoja per 3–4 savaites. Ankstesnė pradžia svarbi ne dėl agentūros, o dėl salių – populiariausios Vilniaus konferencijų erdvės rudens ir pavasario sezonui užimamos pirmiausia.

Ko paklausti prieš pasirašant sutartį?

Sutartyje turi būti aiškiai atskirta, už ką atsako agentūra, o už ką – jūs, ir kaip skaičiuojami mokėjimai bei atšaukimas. Šie penki klausimai atskiria patyrusią agentūrą nuo tarpininko:

1. Kas dirba renginio dieną? Patyrusi agentūra nurodo projekto vadovą ir techninę komandą, kuri sprendžia problemas iškart, o ne po pertraukos.
2. Kokie mokėjimo etapai? Įprasta praktika – avansas pasirašius sutartį, likutis po renginio; salės ir technikos rezervacijos dažnai reikalauja ankstesnių mokėjimų.
3. Kas nutinka atšaukus arba perkėlus datą? Aiškios sąlygos apsaugo abi puses.
4. Ar galite perimti tik dalį darbų? Kai kurios agentūros, tarp jų ir „Chameleonas”, prisideda tik prie technikos, transliacijos ar registracijos, jei likusia dalimi rūpinasi jūsų komanda.
5. Kaip vyksta tarpiniai patvirtinimai? Programos, scenarijaus ir sąmatos tvirtinimo datos turi būti sutartos iš anksto.

Jei planuojate konferenciją Vilniuje ar kitame Lietuvos mieste, susisiekite su „Chameleonas” – papasakojus renginio tikslą, datą ir dalyvių skaičių, per 1–2 darbo dienas gausite pirminį pasiūlymą su vietų ir programos idėjomis. Anksčiau organizuotų renginių pavyzdžius rasite darbų skiltyje.

Dažniausiai užduodami klausimai

Kur rasti konferencijų organizatorius mažesniame mieste?

Dauguma Lietuvos konferencijų agentūrų įsikūrusios Vilniuje, bet dirba visoje šalyje. Ieškokite „konferencijų organizavimas” be miesto pavadinimo ir užklausoje nurodykite vietą – agentūra pati pasakys, ar tame mieste turi patikrintus salių ir maitinimo partnerius.

Kuo skiriasi konferencijų agentūra nuo konferencijų centro?

Konferencijų centras nuomoja salę ir dažnai siūlo techniką bei maitinimą, bet programa, pranešėjai, registracija, komunikacija ir renginio koordinavimas lieka jums. Agentūra perima visą procesą ir pati derasi su centru dėl salės. Jei jau turite salę, agentūrai užklausoje tai ir nurodykite.

Kas geriau – konferencijų salės nuoma Kaune ar Vilniuje?

Priklauso nuo dalyvių geografijos: jei dauguma iš Kauno ar Klaipėdos, Kauno salės sutaupys kelionės laiko. Agentūra gali parinkti vietą bet kuriame mieste – „Chameleonas” organizuoja konferencijas Vilniuje, Kaune, Klaipėdoje, Druskininkuose ir Palangoje.

Ar agentūra gali suorganizuoti hibridinę konferenciją?

Taip, bet paklauskite, kaip nuotoliniai dalyviai užduos klausimus ir dalyvaus apklausose. Gera hibridinė konferencija planuojama taip, kad turinys veiktų ir salėje, ir ekrane, o ne tik būtų transliuojamas.

Ar reikia sudaryti sutartį su agentūra?

Taip. Sutartis su išskaidyta sąmata, mokėjimo etapais ir atšaukimo sąlygomis yra pagrindinis dokumentas, į kurį remsitės, jei renginio dieną kas nors pasikeis. Pasiūlymas el. paštu be sutarties tinka tik labai nedideliam seminarui.

Kiek laiko užtrunka gauti pasiūlymą?

Patyrusi agentūra pirminį pasiūlymą su vietų ir programos idėjomis pateikia per 1–2 darbo dienas, jei užklausoje nurodytas tikslas, data ir dalyvių skaičius. Detali sąmata su patvirtintomis salių kainomis paprastai užtrunka dar savaitę.